Tâche sensible et fastidieuse, le transfert de bureau tout comme n’importe quel déménagement ne doit pas se faire sans une préparation préalable. En effet, il présente des spécificités qu’il vous faut connaître. Nous vous donnons quelques conseils afin de réussir votre transfert de bureaux.
Déménager uniquement pour de bonnes raisons
Vous devez être certain de l’intérêt de votre déménagement. Un transfert de bureau sans réel fondement peut vous faire perdre votre clientèle et par ricochet beaucoup d’argent. Voici quelques raisons qui peuvent vraiment justifier un déménagement :
- Avoir besoin de plus d’espace
- Réduire le coût du loyer
- Se rapprocher de votre clientèle…
Une fois que vous êtes certain de devoir le faire, contactez un déménageur d’entreprise pour un transfert de bureau réussi. Mais le meilleur déménageur possible en privilégiant la qualité.
Impliquer vos salariés
Vos salariés sont très importants, il faut les impliquer à chaque étape du déménagement. Informez-les de votre projet plusieurs mois à l’avance pour qu’ils puissent se préparer psychologiquement au changement de bâtiment. Le stress que cet événement pourrait leur causer peut avoir des répercussions négatives sur votre entreprise.
Vérifier les formalités à remplir et effectuer un état des lieux
Cette étape consiste à déposer le bail de votre ancien local, changer ou couper les lignes téléphoniques et internet. Ensuite, vous devez effectuer un audit de votre nouvel emplacement avant de signer le bail. Il s’agit ici de vérifier la solidité des bâtiments, vérifier les lignes téléphoniques, la climatisation, tout ce qui peut contribuer au bon fonctionnement de votre entreprise.
Élaborer un calendrier
Élaborer un calendrier de dégagement afin d’éviter toutes contraintes surtout celles liées au temps. Dans ce calendrier à chaque date vous associerez quelques tâches : emballage et étiquetage des dossiers, nettoyage des anciens locaux, choix des nouveaux bureaux pour le personnel.
Informer votre clientèle et effectuer le changement d’adresse
Dernière étape non négligeable, informez votre clientèle. Il faudra aussi effectuer le changement d’adresse. Cela consiste à informer certains organismes (caisse de sécurité, centre des impôts, préfecture…) de votre déménagement. Un transfert de bureau ne doit pas causer des pertes pour l’entreprise. Ces quelques astuces vous permettront de bien effectuer votre transfert de bureau.
