Bulletins de paie des employés, factures, registres de tout type, bons de commande… les documents peuvent très vite s’empiler et finir par occuper trop de place dans l’entreprise. De plus, lorsqu’ils deviennent trop nombreux, il est alors difficile de les retrouver pour pouvoir les consulter. En outre, à mesure que le temps passe, ils s’usent et les manipuler n’est plus aisé. Pour vous éviter de tels désagréments, une solution existe : externaliser la gestion de vos archives. Zoom sur les avantages de recourir aux services d’un prestataire en archivage.
Réaliser un gain de temps et de place
Pour la gestion de vos archives physiques et numériques, faire appel à une entreprise spécialisée est avantageux à plus d’un titre. En misant sur l’externalisation, vous avez la possibilité de consacrer le temps que vous auriez mis dans le classement de vos archives à des missions qui ont une plus grande plus-value. Vous permettez en outre à vos collaborateurs de se concentrer sur les tâches qui leur incombent véritablement. Vous parvenez à vous recentrer sur votre cœur de métier, ce qui conduit à une meilleure productivité.
Opter pour l’externalisation de vos archives pour permet également d’optimiser l’espace des locaux de votre société. Lorsqu’ils s’entassent pendant plusieurs années, les archives peuvent occuper une place impressionnante. L’externalisation vous fait réaliser un gain de place.
Assurer la protection de vos archives
Confier la gestion de vos archives à un prestataire en archivage vous permet également de protéger vos documents. En effet, Ils seront plus en sécurité dans des locaux entièrement consacrés à l’archivage qu’à l’intérieur de la société étant donné que leur accès sera limité. De plus, leur intégrité sera préservée.
Les locaux des entreprises qui proposent des services de gestion d’archives physiques et électroniques répondent à des normes précises. Ils sont conçus de façon à prévenir les risques liés à des dégâts d’eau, à l’incendie, aux effractions, aux rongeurs…
Pour optimiser vos coûts d’archivage
Choisir l’externalisation de la gestion de vos archives est un moyen d’optimiser vos coûts dans la mesure où vous vous épargnerez des charges locatives ou foncières supplémentaires. Par ailleurs, vous bénéficierez d’un meilleur accès aux documents de votre entreprise. Un tiers archiveur se chargera de la conservation de vos archives, et il vous permettra de les consulter dans les meilleurs délais dès que vous en formulerez la demande.
